La trace qu'un audit demandera se produit au moment du geste, dans l'outil du travail : la date d'entrée, la validation nommée et datée, le courrier dans sa version. Le visa et la relecture sont des étapes du flux, comptées dans son délai : la plus lente se traite comme un goulot.
La trace qu'un audit lira naît du geste qu'elle prouve, saisie une fois, dans l'outil du travail. La relecture et le visa sont des étapes du flux ; leur attente entre dans le délai suivi, et l'audit lit l'outil. Ce qu'il faut prouver, le juriste ou la conformité le dit, par écrit (fiche C-15) ; le propriétaire du circuit décide où la trace naît.
Le mécanisme. Une chaîne de causes que le lecteur peut refaire dans sa tête.
Écrite telle qu'on l'entend vraiment en comité : c'est une croyance raisonnable qui a cessé d'être vraie.
« On remet les dossiers en ordre avant l'audit. S'ils sont complets le jour J, on est en règle. »
Une preuve qu'aucun outil ne produit seul, un entretien, une visite, un exercice de continuité, se planifie dans le flux, à sa date, avec son propriétaire. Une trace qu'aucun texte n'exige, et que personne ne lira, ne s'ajoute pas.
Cinq vérifications observables. Chacune dit où aller regarder, et à quoi on voit que ce n'est pas respecté.
Le plus rapideTirez un dossier de l'an dernier, et demandez sa preuve.
Date d'entrée, validations, courrier : sortis de l'outil en quelques minutes.
« Laissez-nous une semaine. »
Demandez comment se prépare le prochain audit.
Une extraction et un échantillon, en quelques heures.
Trois personnes, un mois, à refaire des dates.
Regardez où se note une validation.
Dans l'outil, au moment du geste, avec un nom et une heure.
« OK » par messagerie, recopié le vendredi dans un tableur.
Demandez combien de jours un dossier attend un visa.
Une durée comptée dans le délai, comme celle des autres étapes.
« Le visa, c'est à part : il n'entre pas dans nos délais. »
Dans la duréeDemandez ce qu'a changé le dernier constat d'audit.
La façon de faire, et la trace qu'elle produit désormais.
Un registre de plus, rempli à la main en fin de mois.
Quatre faux amis. Ce sont eux qui font croire qu'on applique le principe en faisant l'inverse.
Ce n'est pas tout enregistrer
Les deux produisent des traces.
Une trace répond à une question qu'on posera : ce qu'il faut prouver, ce que le circuit vérifie. Le reste encombre, et cache ce qui compte (fiche O-21).
Ce n'est pas préparer l'audit plus tôt
Les deux évitent la course de la veille.
Commencer la remise en ordre trois mois avant reste une reconstitution : la trace est refaite après le geste, de mémoire et de boîtes de réception.
Ce n'est pas se passer de l'audit
Les deux allègent la saison d'audit.
L'audit reste, et vérifie. Il lit ce que le flux a produit, puis va voir le travail se faire, pour savoir si la trace dit vrai.
Ce n'est pas l'affaire de la conformité
Les deux visent un audit sans écart.
La conformité dit ce qu'il faut prouver. La trace se décide avec ceux qui font le geste, et le propriétaire du circuit en répond, comme du délai de bout en bout (fiche P-09).
Imaginons… Un fournisseur d'énergie accorde 4 800 avoirs de plus de 150 € par an, chacun sur accord d'un responsable d'équipe (règle interne).
Sans le principe L'accord arrive par messagerie. Le retrouver avant l'audit : 640 h ; 7 écarts sur 100 avoirs tirés. Le client attend 8 jours, l'indicateur en montre 3.
Avec le principe L'accord se donne dans l'outil, qui le date et bloque l'avoir sans lui. La preuve sort en 2 h. Comptée, l'attente de l'accord se voit : 5 jours sur 8, ramenés à 2.
La dateposée par l'outil, à l'entrée du dossier.
La validationdans l'outil, avec un nom et une heure.
Le visaune étape du flux, son attente comptée.
L'auditune extraction, un échantillon, une visite.
La dateretrouvée dans une boîte de réception.
La validation« OK » par messagerie, recopié au tableur.
Le visaà part, hors du délai suivi.
L'auditun mois à remettre les dossiers en ordre.