Chaque contrôle a un propriétaire, une obligation ou un risque qu'il sert, et un compte de ce qu'il arrête, rapporté à ce qu'il coûte. Celui qui n'arrête rien, et qu'aucune obligation n'impose, se retire ou remonte à la source, sur la décision signée de son propriétaire.
Chaque contrôle a un propriétaire nommé, l'obligation ou le risque qu'il sert, écrit, et un compte tenu chaque mois : ce qu'il arrête, ce qu'il coûte. Un contrôle qui n'a rien arrêté en un an, et ne sert aucune obligation, se retire ou remonte à la source : son propriétaire décide, et signe. Ce qu'impose un texte reste, et se compte ; le juriste ou le responsable conformité dit lequel, par écrit (fiche C-15).
Le mécanisme. Une chaîne de causes que le lecteur peut refaire dans sa tête.
Écrite telle qu'on l'entend vraiment en comité : c'est une croyance raisonnable qui a cessé d'être vraie.
« Un contrôle de plus ne peut pas faire de mal. Au prochain audit, on sera couverts. »
Un contrôle contre un événement rare et grave, une fraude ou un nom sous sanction, peut ne rien arrêter pendant des années. On vérifie alors qu'il arrêterait, avec des dossiers témoins. Hors obligation, il se pèse au risque chiffré (fiche O-74).
Cinq vérifications observables. Chacune dit où aller regarder, et à quoi on voit que ce n'est pas respecté.
Le plus rapideDemandez la liste des contrôles d'un circuit.
Une ligne par contrôle : propriétaire, ce qu'il sert, ce qu'il a arrêté.
« Il faudrait demander à chaque service. »
Demandez ce qu'a arrêté la relecture de la conformité le mois dernier.
Un nombre de dossiers, et le type d'erreur.
« 500 dossiers relus. »
Demandez à quoi sert le dernier contrôle ajouté.
Le texte ou le risque, et la date où l'on refera le compte.
« Après un incident, il y a cinq ans. Personne ne sait plus lequel. »
Suivez un dossier, et comptez qui vérifie la même pièce.
Une seule étape, celle où la pièce entre.
Trois services la vérifient, chacun « au cas où ».
Dans la duréeDemandez le dernier contrôle retiré.
Une date, une signature, et le compte qui l'a justifié.
Aucun : chaque audit en ajoute un.
Quatre faux amis. Ce sont eux qui font croire qu'on applique le principe en faisant l'inverse.
Ce n'est pas couper des contrôles pour gagner du temps
Les deux allègent le circuit.
On retire sur un compte, hors obligation, après avoir pesé la gravité du risque. Le contrôle qui arrête beaucoup signale un défaut né plus haut : on le traite là, avant d'alléger (fiche P-22).
Ce n'est pas compter les contrôles faits
Les deux donnent un chiffre.
« 6 000 dossiers relus », ou une case cochée, dit que le contrôle a eu lieu, pas qu'il a servi.
Ce n'est pas un objectif de rejets
Les deux suivent ce qu'un contrôle arrête.
Fixé en cible, le chiffre se fabrique : on rejette pour l'atteindre. Le compte éclaire la décision du propriétaire, il ne note personne (fiche P-12).
Ce n'est pas un vote en comité
Les deux réunissent les avis.
L'audit et le comité donnent leur avis par écrit. Hors obligation, le propriétaire du contrôle décide de son sort et signe, comme pour un risque gardé (fiche P-14).
Imaginons… Une banque ouvre 6 000 comptes professionnels par an ; 600 dossiers arrivent mal saisis. Cinq contrôles se suivent, jamais comptés.
Sans le principe Le conseiller en arrête 480. Trois relectures ensuite : 1 600 h pour 90 de plus. 30 comptes s'ouvrent faux.
Avec le principe La conformité écrit que revérification et double visa ne servent aucune obligation ; leurs propriétaires les retirent. Le guichet vérifie trois points de plus ; la conformité relit un dossier sur dix. 887 h au lieu de 2 260, 27 comptes faux.
Chaque contrôleun propriétaire, ce qu'il sert, ce qu'il arrête.
La même piècevérifiée une fois, là où elle entre.
Un contrôle ajoutéavec la date où l'on refera son compte.
Le retraitdécidé et signé par son propriétaire.
Chaque contrôle« c'est la conformité ».
La même piècevérifiée par trois services.
Un contrôle ajoutéà chaque audit, jamais retiré.
Le retraitpersonne ne veut l'avoir signé.