On inscrit chaque usage de l'IA du service, ceux que les agents ont adoptés seuls compris, avec l'étape qu'il sert, ce qu'il lit, ce qu'il fait et son propriétaire métier. Chaque ligne se fait qualifier au sens de l'AI Act par le juriste.
Un usage non inscrit n'a ni propriétaire ni réglage. Les données partent chez un tiers sans contrat ; l'usage à qualifier se découvre par une plainte.
Comptez-le après l'inventaire. Un ordre de grandeur suffit pour décider.
L'AI Act interdit certaines pratiques (art. 5) et tient pour à haut risque des usages cités à l'annexe III, entre autres en emploi, formation, crédit, assurance vie et maladie, aides sociales (art. 6 ; obligations à partir du 2.12.2027, art. 113).
Si l'entreprise tient déjà un registre de l'IA : on y ajoute ses lignes.
Une ligne par usage, pas par outil : reformuler un courrier et trier des candidatures ne se qualifient pas forcément pareil.
Un système de l'annexe III n'est pas à haut risque s'il ne présente pas de risque important de préjudice et entre dans l'un de quatre cas, dont une tâche procédurale étroite ou préparatoire ; jamais s'il fait du profilage (art. 6.3). Le juriste qualifie.
En comité, « quels usages touchent les candidats ? » se lit sur le registre en une minute.
Au lancementInventorier par questionnaire
Chacun déclare l'outil officiel, pas l'assistant gratuit du téléphone.
Regarder le travail au poste, lire factures et journaux (fiche O-14).
Au lancementEn faire une chasse
Pris en faute, les agents passent sur leurs appareils personnels.
Aucun usage déclaré n'est sanctionné ; un outil réglé remplace celui qu'on arrête.
PendantUne ligne par outil
« La bureautique » : une ligne, six usages, dont le tri des candidatures.
Une ligne par usage, sous son étape.
PendantQualifier soi-même
« Un assistant de rédaction, l'AI Act ne nous concerne pas. » Sans texte en main.
La question écrite au juriste, son avis daté sur la ligne (fiche C-15).
Dans la duréeLe registre figé
Un éditeur ajoute l'IA, un usage change de but : la liste vieillit.
Une ligne avant toute mise en service ou tout changement de but ; compter, à chaque revue, les usages hors registre.
Les usages de l'IA d'un organisme de formation professionnelle, de l'admission à l'évaluation des stagiaires.
La direction connaît les quatre usages qu'elle a achetés. Personne n'a compté les autres.
Les licences, suivies par l'informatique. Ni ce que lit chaque usage, ni qui en répond.
Les usages connus : 4 décidés + 19 adoptés seuls + 8 venus avec une mise à jour. À six mois, 3 hors registre.
Les usages de données de stagiaires sur un compte gratuit (1 900 messages en 4 semaines) : 6 sur l'outil sous contrat, 1 suspendu.
À qualifier par la juriste : appréciation des copies et tri des candidatures (suspendus), résumé des dossiers d'admission.
La 1re année, hors juriste : 14 équipes × 30 min × 2 personnes = 14 h, 24 h de lignes, 2 h × 12 mois = 24 h de mise à jour.
Refaites-le avec vos équipes : une demi-heure au poste. Chaque usage trouvé prend sa ligne et un propriétaire (fiche P-14).
À gauche, les quatre sources de l'inventaire et une ligne du registre, champ par champ. À droite, le cas : d'où viennent les 31 usages, ce que chacun est devenu, et les données de stagiaires sorties sans contrat.