Série Flowlysis · Outils & principes · Fiche N° O-79

LE COÛT D'UNE RÉPONSE

On calcule ce que coûte une demande traitée par l'assistant d'IA, appel par appel, relecture comprise. Chaque tâche reçoit le modèle le moins cher qui passe le jeu d'essai, sous un plafond mensuel.

Aussi appelécoût par requête, coût par token, FinOps de l'IA, routage de modèles Principe qu'il appliquela pensée systémique, fiche P-05 Se prépare enune semaine, le journal des appels par demande Se fait en2 semaines sur 200 demandes, puis une revue par mois Levier principalCoût
flowlysis.
Ce que ça rapporte
Impact sur le TTM
Faible
Impact sur la qualité (FTR)
Faible
Impact sur l'Opex / Capex
Moyen
Ce que ça coûte
Coût d'implémentation
Faible
Difficulté d'implémentation
Moyen
Difficulté de maintien
Moyen
Faible Moyen Élevé N/A (sans objet)
1

Le problème auquel ça s'appliqueEt ce qu'il vous coûte chaque année

Ce que vous voyez déjà
  • « La facture de l'outil d'IA a triplé, et personne ne sait pourquoi. »
  • Le budget a été chiffré sur la démonstration. En production, chaque courriel déclenche cinq appels.
  • Le gain se compte en minutes de conseiller, la dépense sur la facture. Personne ne les pose côte à côte.
Où part l'argent

La facture suit le texte lu et produit, le modèle et le nombre d'appels. Elle ne montre pas la relecture : un assistant moins cher qui fait tout reprendre coûte plus.

L'ordre de grandeur, à la louche

Comptez-le sur vos chiffres. Un ordre de grandeur suffit pour décider d'essayer.

Combien de fois / andemandes traitées par l'assistant
×
Ce que ça coûte à chaque foisappels, plus minutes de relecture × coût d'une minute
×
Part qu'on éviteappels inutiles et modèle trop cher pour la tâche
=
Dépense évitée / anà écrire au crayon, après le relevé
Quand ça ne sert à rien

Pour quelques centaines de demandes par mois : le relevé coûte plus que l'écart. Suivez la relecture.

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Comment ça marcheLa mécanique, en clair

L'idée en une phrase

Une réponse coûte la somme de ses appels au modèle, plus les minutes de qui la relit. On la suit par type de demande, pas à la facture totale.

Les gestes, dans l'ordre
  1. Relever les volumes par type de demande, et ce que l'assistant lit pour chacune.
  2. Suivre 200 demandes réelles appel par appel, et noter le coût de chaque appel.
  3. Chronométrer la relecture, au coût d'une minute disponible (fiche O-45).
  4. Par tâche, garder le modèle le moins cher qui passe le jeu d'essai (fiche O-76), relecture comprise.
  5. Réutiliser ce qui revient à chaque demande : la consigne, les conditions générales.
  6. Poser un plafond mensuel par service, calé sur le mois de pointe (fiche O-34), une alerte à 80 %, et un nombre d'appels maximal par demande.
Ce qu'il faut avoir sous la main

Le journal des appels, demande par demande, extrait par l'équipe technique, et le coût d'une minute de conseiller.

Le signe que ça a marché

La facture monte de 30 % un mois. En revue, on voit en cinq minutes que c'est le volume, pas le coût par demande.

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Les pièges de l'implémentationCe qui fait rater, et ce qu'on fait à la place

Au lancementChiffrer sur la démonstration

En production, le courriel arrive avec ses pièces jointes et l'historique du client.

Mesurer sur 200 demandes réelles.

Au lancementOublier le temps des personnes

La facture baisse, la relecture s'allonge, le coût par demande monte.

Compter la relecture dans le même calcul.

PendantLe même modèle pour tout

Le plus capable classe aussi les demandes d'attestation, au prix fort.

Un modèle par tâche, le moins cher qui passe le jeu d'essai.

PendantChanger de modèle sans repasser le jeu d'essai

Le moins cher rédige moins bien, et l'économie part en relecture.

Repasser le jeu d'essai, et chronométrer la relecture.

Dans la duréeRegarder la facture totale

Elle monte avec le volume, et cache une consigne allongée ou une relance en boucle.

Suivre le coût par demande chaque mois, sous un plafond.

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ExempleCas type du tertiaire, du constat au résultat

La situation de départ
L'objet

Les courriels du service clients d'un fournisseur d'énergie. L'assistant classe et propose la réponse, le conseiller la relit et l'envoie.

Ce qui cloche

La facture du modèle est passée de 3,0 à 9 k€ par mois depuis le lancement, pour 14 % de courriels en plus.

Ce qu'ils regardaient avant

La facture totale, comparée au budget du projet. Personne ne la rapportait aux courriels traités.

Les chiffres de départ, en septembre
20 000courriels par mois, moitié de demandes simples 0,45 €de modèle par courriel, 9 k€ par mois (hypothèse) 3,5 minde relecture par réponse proposée 0,80 €la minute de conseiller disponible, coût complet
Ce qu'ils ont fait Deux semaines de relevé sur 200 courriels réels, appel par appel et relecture chronométrée, puis un modèle par tâche.
Le déclencheurLe contrôle de gestion demande pourquoi la facture a triplé. Personne ne sait répondre.
▶
Le geste200 courriels suivis appel par appel, et la relecture de chacun chronométrée.
▶
Ce qu'ils ont vu5,2 appels par courriel, tous au modèle le plus cher : un contrôle ajouté en juin, et 1,1 relance.
▶
La décisionUn modèle par tâche, le contrôle de forme en règle codée, un plafond de 3,8 k€ : 27 000 courriels en janvier, le mois de pointe, × 0,14 €.
Ce que ça a donné
0,45 → 0,14 €

Le modèle par courriel : 0,03 + 0,14 + 0,06 + 1,1 relance × 0,20 = 0,45 € avant, 0,01 + 0,10 de rédaction (moitié à 0,06, moitié à 0,14) + 0,3 × 0,10 = 0,14 € après.

9 → 2,8 k€

La facture du mois : 20 000 courriels × 0,14 €, soit 6,2 k€ de moins par mois et 74 k€ par an.

3,25 → 2,94 €

Une réponse, relecture comprise : 0,45 + 3,5 min × 0,80 € = 3,25 € avant, 0,14 + 2,80 = 2,94 € après. La relecture en fait 95 %.

+1,50 €

Le modèle intermédiaire sur les réclamations : 0,10 € de modèle en moins, 2 min de relecture × 0,80 € = 1,60 € en plus. Rejeté.

Refaites-le avec vos demandes : sur 200 cas réels, le coût de chaque appel plus les minutes de relecture × le coût d'une minute. Posez ce coût par type de demande à côté de la facture du mois.

1 · UNE RÉPONSE, APPEL PAR APPEL Le courriel et ses pièces Classer 1 appel Rédiger 1 appel Contrôler 1 appel Relire le conseiller relance : on repaie rédiger et contrôler texte lu et produit minutes × coût Coût d'une réponse = somme des appels + minutes de relecture × coût d'une minute Un appel coûte selon le texte lu et produit, et le modèle choisi. Chaque relance se repaie. TROIS RÉGLAGES QUE LE RESPONSABLE EXIGE Un modèle par tâche le moins cher qui passe le jeu d'essai (fiche O-76) Réutiliser ce qui revient la consigne et les conditions générales, d'un appel à l'autre Un plafond, une alerte par mois et par service, et un nombre d'appels maximal On suit le coût par demande traitée. La facture totale cache la dérive dans le volume. Le temps des personnes entre dans le même calcul que la facture. 2 · UN COURRIEL DU CAS, AVANT ET APRÈS LE MODÈLE, PAR APPEL avant après Classer 0,03 € 0,01 € Rédiger · simple 0,06, réclamation 0,14 0,14 € 0,10 € Contrôler la forme · règle codée 0,06 € 0 € Relances · 1,1 puis 0,3 par courriel 0,22 € 0,03 € Modèle, par courriel 0,45 € 0,14 € RELECTURE COMPRISE, PAR COURRIEL Avant : 0,45 de modèle + 3,5 min × 0,80 € 3,25 € Après : 0,14 de modèle + la même relecture 2,94 € Une réclamation, grand modèle puis modèle intermédiaire 2,99 € 4,49 € modèle relecture 5,5 min de relecture : rejeté

À gauche le circuit d'une réponse et ce que chaque étape coûte, puis les trois réglages. À droite le coût de modèle d'un courriel du cas, et le coût relecture comprise.