Un détrompeur dans le circuit des factures. Toute demande de changement de compte d'un fournisseur devient un événement contrôlé, confirmé par un rappel sur un numéro déjà connu.
Le virement parti chez un fraudeur se découvre quand le vrai fournisseur relance sa facture. Lui n'a rien reçu. Un rappel coûte des minutes. Une erreur envoie au fraudeur chaque facture payée sur ce compte jusqu'à la relance.
Comptez-le sur vos chiffres. Un ordre de grandeur suffit pour décider d'essayer.
Pour un nouveau fournisseur, il n'y a pas encore de numéro connu. Ses coordonnées se vérifient avant le premier paiement, sur un numéro trouvé hors du message.
Le message qui annonce un nouveau compte ne prouve rien. Seul le fournisseur, rappelé sur un numéro connu avant ce message, confirme le changement.
La vérification du bénéficiaire (règlement (UE) 2024/886) avertit le payeur quand l'IBAN et le nom ne concordent pas. Elle ne remplace pas le rappel.
Le CCB recommande de vérifier l'identité de l'émetteur, par exemple en le contactant par un autre moyen, et de faire approuver par la hiérarchie tout changement demandé des coordonnées bancaires enregistrées.
Une demande « urgente » arrive : la fiche fournisseur attend le rappel.
Au lancementCompter sur la vigilance
Une formation, une note sur la fraude. Le message suivant passe quand même.
Mettre le contrôle dans le circuit : le système, pas les personnes (fiche C-06).
Au lancementRappeler le numéro du message
Le numéro de la signature est celui de l'auteur du message, et il confirme volontiers.
Rappeler le numéro du contrat ou du dossier, relevé avant la demande.
PendantL'exception « urgente »
Le fournisseur menace de suspendre le service, et on demande de payer aujourd'hui.
Aucune exception au circuit. Une demande urgente se rappelle en premier.
PendantLe téléphone change avec le compte
Un nouveau numéro « pour nous joindre » arrive avec le compte, ou quelques semaines avant.
Un changement de numéro ou d'adresse suit le même circuit, rappel sur l'ancien numéro.
Dans la duréeLa séparation qui s'efface
Congés, absences : la même personne reçoit la demande, modifie la fiche fournisseur et paie.
Un suppléant par rôle. L'outil refuse que la même personne saisisse et paie.
Les factures fournisseurs d'un grand courtier en assurances, payées par le service comptable central.
Un nouveau compte reçu par message était saisi le jour même, par la personne qui l'avait lu.
La facture : commande, montant, échéance. Jamais le compte sur lequel elle partait.
Le coût du contrôle par an : 12 × 12 = 144 demandes × 25 min = 3 600 min, soit 60 h et 3 300 € à 55 € l'heure.
Les demandes fausses arrêtées au rappel dans l'année, la première comprise (hypothèse : 1,4 %), soit 2 × 21 000 = 42 000 € restés chez le courtier.
Ce que paie une seule fraude évitée : 21 000 € ÷ 3 300 € par an de contrôle.
La part des demandes confirmées par rappel : aucune avant, 144 sur 144 après, comptée chaque mois.
Refaites-le avec vos chiffres : sortez de l'outil comptable les changements de compte de douze mois, multipliez par vos minutes de rappel, et comparez à votre facture moyenne.
À gauche le circuit d'une demande, avec ses trois verrous, et l'appui de la banque au moment du virement. À droite les 144 demandes de l'année du cas, et le coût du contrôle face à la perte évitée.