Série Flowlysis · Outils & principes · Fiche N° O-59

LES OUTILS DE L'OMBRE

On inventorie les tableurs, macros et petites bases qui font tourner le service, et on les classe sur ce que coûterait leur perte. Chacun est sécurisé, intégré ou supprimé.

Aussi appeléshadow IT, informatique parallèle, outils utilisateurs Principe qu'il appliquela pensée systémique, fiche P-05 Se prépare enune semaine, pour lister les répertoires et prévenir les équipes Se fait en3 semaines d'inventaire, puis une revue par an Levier principalQualité (FTR) Constat d'appuiR. Panko, Journal of End User Computing, 1998 (What We Know About Spreadsheet Errors)
flowlysis.
Ce que ça rapporte
Impact sur le TTM
Faible
Impact sur la qualité (FTR)
Élevé
Impact sur l'Opex / Capex
Moyen
Ce que ça coûte
Coût d'implémentation
Faible
Difficulté d'implémentation
Moyen
Difficulté de maintien
Moyen
Faible Moyen Élevé N/A (sans objet)
1

Le problème auquel ça s'appliqueEt ce qu'il vous coûte chaque année

Ce que vous voyez déjà
  • La clôture mensuelle attend le retour de congé d'une seule gestionnaire.
  • Le chiffre présenté en comité sort d'un tableur que personne d'autre n'a ouvert.
  • Le nouvel outil est en service, et chacun tient encore son fichier à côté.
Où part l'argent

Ces outils font ce que le système officiel ne fait pas. Ils coûtent en ressaisies, en erreurs de formule que personne ne relit, et en risque le jour où leur auteur s'en va. Un tableur de plusieurs milliers de formules en contient presque toujours de fausses.

L'ordre de grandeur, à la louche

Comptez-le sur vos chiffres. Un ordre de grandeur suffit pour décider d'essayer.

Combien de fois / anpassages des fichiers critiques dans l'année
×
Ce que ça coûte à chaque foisressaisie, contrôle, erreurs rattrapées
×
Part qu'on évitepart intégrée au système ou supprimée
=
Gain / anà écrire au crayon, après l'inventaire
Quand ça ne sert à rien

Quand aucun fichier n'alimente la production, et que le système officiel couvre tout le processus.

2

Comment ça marcheLa mécanique, en clair

L'idée en une phrase

Chaque outil est classé sur deux questions : que se passerait-il s'il disparaissait demain, et combien de protections lui manquent. La case décide de sa destination.

Les gestes, dans l'ordre
  1. Inventorier sur les postes et les répertoires, avec les équipes, les tableurs, macros, bases, boîtes partagées et scripts (fiche O-37).
  2. Noter pour chacun ce qui casserait s'il disparaissait, et les protections qui manquent : propriétaire, sauvegarde, mode d'emploi, relecture.
  3. Critique et fragile : faire relire les formules par un second, puis l'intégrer au système.
  4. Critique et solide : relire ses formules à deux, puis le sécuriser (fiche O-21).
  5. Peu critique et fragile : le supprimer s'il fait doublon ou si son étape peut disparaître ; sinon, le simplifier, avec un propriétaire.
  6. Écrire pour chaque outil gardé ce que le système ne fait pas : c'est une exigence (fiche O-48).
Ce qu'il faut avoir sous la main

L'accès aux répertoires partagés, une demi-heure avec chaque gestionnaire, et quelqu'un qui sait relire une formule.

Le signe que ça a marché

Un fichier critique tourne sans son auteur, lancé par un collègue avec le mode d'emploi.

3

Les pièges de l'implémentationCe qui fait rater, et ce qu'on fait à la place

Au lancementInventorier par questionnaire

Chacun déclare les fichiers officiels, et tait ceux dont il se sert chaque jour, par crainte de les perdre.

Regarder les répertoires avec la personne, pendant une clôture (fiche O-14).

Au lancementEn faire une chasse

Les auteurs se sentent accusés, et les fichiers quittent les répertoires partagés.

Dire d'emblée que ces outils ont tenu le service, et que personne ne sera sanctionné.

PendantTout vouloir intégrer

Le projet d'intégration dure deux ans, les fichiers continuent en attendant, et de nouveaux s'ajoutent.

N'intégrer que le critique et fragile. Le reste se sécurise ou se supprime.

PendantSupprimer sans lire le besoin

Le fichier disparaît, le besoin reste, et un autre fichier naît le mois suivant.

Écrire ce que faisait l'outil. Ne le supprimer que s'il fait doublon ou si son étape disparaît avec lui (fiche O-28).

Dans la duréeUn inventaire sans suite

Deux ans plus tard, la liste est fausse, et de nouveaux fichiers critiques sont nés.

Revoir l'inventaire chaque année, et à chaque départ d'un auteur.

4

Un exempleCas type du tertiaire

L'objet

Le centre de services partagés paie d'un groupe, 34 gestionnaires, 9 200 salariés payés.

Ce qui cloche

Le fichier qui calcule les primes de 4 700 salariés n'a qu'un auteur, qui part à la retraite dans six mois.

Ce qu'ils regardaient avant

La fiabilité de la paie, mesurée dans l'outil officiel. Le calcul des primes, fait hors de l'outil, n'y était pas contrôlé.

Les chiffres de départ

Relevés pendant l'inventaire.

148outils recensés en trois semaines 21critiques : sans eux, la paie est fausse ou en retard 4 700primes calculées chaque mois dans un seul tableur 31 hde ressaisie par mois vers l'outil de paie
Ce qu'ils ont fait Trois semaines d'inventaire sur les postes, une matrice à quatre cases, et une relecture à deux des fichiers critiques.
Le déclencheurL'auteur du fichier des primes annonce son départ à la retraite.
▶
Le geste148 outils recensés sur les postes et les répertoires, puis classés sur la matrice.
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Ce qu'ils ont vu17 erreurs de formule dans 6 fichiers critiques. L'une sous-payait 212 salariés.
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La décision9 outils intégrés à l'outil de paie, 12 sécurisés, 31 gardés en l'état, 96 supprimés.
1 · LE TRI DES OUTILS, SUR DEUX QUESTIONS S'IL DISPARAÎT paie fausse ou en retard on ralentit, ou rien Garder, en le sécurisant 12 propriétaire, sauvegarde, mode d'emploi, formules relues par un second ex. : le contrôle des entrées et sorties Intégrer au système 9 formules relues par un second, puis paramétrées dans l'outil de paie ex. : le fichier des primes Garder, sans plus 31 utile, partagé, déjà documenté, revu à chaque inventaire ex. : le planning des congés Supprimer 96 58 doublons ou versions mortes, 38 rendus inutiles par le processus ex. : le suivi recopié à la main solide : 0 ou 1 protection manque fragile : 2 ou plus manquent protections : propriétaire, sauvegarde, mode d'emploi, relecture par un second Chaque outil gardé dit ce que le système ne fait pas : c'est une exigence (fiche O-48). 2 · L'INVENTAIRE DU CSP PAIE TYPE D'OUTIL RECENSÉS CRITIQUES Tableurs Macros Petites bases Boîtes partagées Scripts personnels 11214 144 92 81 50 Total 148 21 CE QU'ILS SONT DEVENUS 43 gardés 9 96 supprimés LE FICHIER DES PRIMES 4 700 primes par mois, 38 onglets, un seul auteur. Relu à deux : 3 erreurs, dont 212 salariés sous-payés. Intégré à la paie trois mois avant le départ de son auteur. 17 erreurs de formule dans 6 des 21 fichiers critiques. Ressaisies vers l'outil de paie : 31 h → 6 h par mois.

À gauche la matrice de tri et le nombre d'outils dans chaque case. À droite l'inventaire du centre de services, et ce que la relecture a trouvé.

Ce que ça vautUne fourchette, et d'où elle sort

Les neuf intégrations ont coûté 68 k€, surtout du paramétrage de la paie (fiche O-49).

Le risque retiré sur les primes 470 h par mois sinon 4 700 primes à recalculer à la main chaque mois, à 6 min chacune
Les erreurs trouvées 17 erreurs corrigées dont 212 salariés sous-payés de 18 € par mois pendant 17 mois : 65 k€ de rappel versé, et une dette qui ne grossit plus de 3,8 k€ par mois
Les ressaisies 31 → 6 h par mois, 11 k€ / an 25 h × 12 mois = 300 h, à 38 € l'heure, coût complet
Les outils de l'ombre 148 → 43 43 gardés, dont 12 sécurisés ; 9 intégrés à la paie ; 96 supprimés

Un fichier critique sans second lecteur n'est pas un outil. C'est une personne.