Cinq gestes appliqués aux dossiers, aux fichiers et aux boîtes de réception. Les trois premiers prennent quelques jours par espace, les deux derniers décident si le rangement tient.
Le temps de recherche se compte en minutes par personne et par jour. Multiplié par l'effectif et par l'année, il pèse vite plus lourd que le rangement, même si celui-ci n'en supprime qu'une partie.
Comptez-le sur vos chiffres. Un ordre de grandeur suffit pour décider d'essayer.
Ça ne sert à rien sur un espace dont personne n'a la responsabilité. Le rangement tiendra le temps du chantier, et l'arborescence repoussera telle quelle.
On trie sur un critère mesurable, on range selon une règle écrite, on supprime les doublons, puis on nomme un responsable et une date de revue par espace.
Un inventaire daté de chaque fichier, une archive en lecture seule où rien ne se perd, et l'accord de ceux qui utilisent l'espace tous les jours.
Un nouvel arrivant trouve seul un document de l'an dernier, sans demander à personne.
Au lancementSupprimer au lieu d'archiver
Un seul document perdu suffit à faire arrêter le chantier, et à interdire le suivant.
Déplacer dans une archive en lecture seule, et ne supprimer qu'après un an sans réclamation, sauf ce que la loi ou les contrats obligent à conserver.
Au lancementTrier sur l'avis de celui qui a créé le fichier
Tout le monde garde tout, parce que chacun imagine un cas où ça servira.
Trier sur une date mesurée : la dernière modification, ou les accès réels si le serveur les enregistre.
PendantRanger tout le serveur d'un coup
Le chantier dure six mois, les habitudes ne suivent pas, et la moitié revient en arrière.
Un espace à la fois, avec ceux qui s'en servent, et la règle affinée à chaque passage.
PendantÉcrire la règle sans exemples
Chacun l'interprète, et deux dossiers voisins portent deux conventions différentes.
Dix exemples réels sur la même page que la règle, avec les cas limites.
Dans la duréeS'arrêter après le nettoyage
L'arborescence repousse en dix-huit mois, et le chantier suivant sera plus difficile à vendre.
Un responsable par espace, une revue par trimestre, et la règle relue à chaque fois.
Le serveur de fichiers partagé d'une société d'ingénierie de deux cent quarante personnes.
On demande à un collègue plutôt que de chercher, et deux livrables par mois partent dans une version dépassée.
L'espace disque consommé. Il montait, et on achetait du stockage, ce qui coûtait moins cher qu'une réunion.
À relever avant de toucher au serveur.
À gauche les cinq gestes transposés à l'information, à droite ce à quoi ressemblent l'avant et l'après, et ce que le tri a fait apparaître.
Le travail ne change pas. Ce qui change est le temps passé à retrouver ce sur quoi on va travailler.
Le gain se mesure en minutes éparpillées, et il ne se retrouve sur aucune ligne du budget. Il disparaît entièrement si le quatrième et le cinquième geste ne sont pas tenus.