Série Flowlysis · Outils & principes · Fiche N° O-16

LE KANBAN

Une carte par dossier, une colonne par étape, et un chiffre écrit en haut de chaque colonne. C'est ce chiffre qui distingue un kanban d'un tableau de suivi.

Aussi appelékanban, tableau à limites, tableau de flux Principe qu'il appliquele flux tiré, fiche P-04 Se prépare enune demi-journée pour compter l'en-cours réel Se fait en2 h pour monter le tableau, 6 à 10 semaines pour descendre les limites Levier principalTTM D'aprèsJ. Bicheno, The Lean Toolbox for Service Systems, 2008 Voir aussifiche O-58
flowlysis.
Ce que ça rapporte
Impact sur le TTM
Élevé
Impact sur la qualité (FTR)
Moyen
Impact sur l'Opex / Capex
Moyen
Ce que ça coûte
Coût d'implémentation
Faible
Difficulté d'implémentation
Moyen
Difficulté de maintien
Élevé
Faible Moyen Élevé N/A (sans objet)
1

Le problème auquel ça s'appliqueEt ce qu'il vous coûte chaque année

Ce que vous voyez déjà
  • Le délai annoncé est une moyenne : beaucoup de dossiers le dépassent, certains de loin.
  • Chacun sait ce qu'il a sur sa pile, et personne ne sait ce que le service a en cours.
  • Un dossier bloqué le reste, et on s'en aperçoit quand quelqu'un s'en plaint.
Où part l'argent

Chaque reprise d'un dossier laissé en plan coûte le temps de s'y remettre. Multiplié par les dossiers ouverts, ce temps ronge la capacité ; le délai, lui, est fait d'attente.

L'ordre de grandeur, à la louche

Comptez-le sur vos chiffres. Un ordre de grandeur suffit pour décider d'essayer.

Combien de fois / andossiers traités dans l'année
×
Ce que ça coûte à chaque foisnombre de reprises × temps pour s'y remettre × coût horaire
×
Part qu'on évitebaisse du nombre de reprises que la limite permet
=
Gain / anà écrire au crayon,
après avoir compté l'en-cours
Quand ça ne sert à rien

Ça ne sert à rien si les dossiers se traitent en une fois et sortent le jour même. Le tableau n'aurait rien à retenir.

2

Comment ça marcheLa mécanique, en clair

L'idée en une phrase

Chaque colonne porte un nombre maximum de cartes. Quand elle est pleine, rien n'y entre tant que rien n'en sort, et l'attente redevient visible à l'entrée.

Les gestes, dans l'ordre
  1. Compter l'en-cours réel, y compris ce qui dort dans les boîtes de réception.
  2. Dessiner les colonnes du flux tel qu'il est, avec une colonne par attente réelle.
  3. Écrire un chiffre en haut de chaque colonne, au niveau de l'en-cours d'aujourd'hui.
  4. Poser la règle de retrait : ce qu'on prend quand une place se libère, et qui le décide.
  5. Baisser les chiffres d'un cran toutes les deux semaines, jusqu'à ce que le flux se tende.
  6. Marquer les cartes bloquées avec la date du blocage, et lire les plus anciennes chaque matin.
Ce qu'il faut avoir sous la main

Un mur, des cartes, et le chiffre de l'en-cours réel. Un outil numérique convient si la limite y est bloquante et non indicative.

Le signe que ça a marché

Quelqu'un refuse de prendre un dossier parce que la colonne est pleine, et personne ne le lui reproche.

3

Les pièges de l'implémentationCe qui fait rater, et ce qu'on fait à la place

Au lancementMonter le tableau sans compter l'en-cours

Les limites sont posées au jugé, trop basses ou sans aucun effet.

Compter d'abord, en incluant ce qui dort dans les boîtes de réception.

Au lancementDessiner le flux qu'on voudrait

Les attentes entre services n'apparaissent pas, et ce sont elles qui font le délai.

Une colonne par attente réelle, même si personne ne la tient.

PendantUne colonne sans chiffre

Le tableau devient un suivi, et plus rien n'empêche d'en ajouter.

Un chiffre en haut de chaque colonne, ou pas de colonne.

PendantBaisser la limite d'un coup

Le flux se bloque, l'équipe subit, et le tableau est démonté en trois semaines.

Descendre d'un cran toutes les deux semaines, et s'arrêter quand ça tire.

Dans la duréeLe blocage sans date

Une carte marquée bloquée le reste des semaines, et l'œil finit par ne plus la voir.

Écrire la date du blocage sur la carte, et commencer le point du matin par la plus ancienne.

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Un exempleCas type du tertiaire

Le flux

L'instruction des dossiers de subvention dans une agence publique régionale, huit instructeurs.

Ce qui cloche

Soixante-deux jours ouvrés entre le dépôt et la décision, pour quatre heures de travail réel par dossier.

Ce qu'ils regardaient avant

Le nombre de dossiers traités par mois. Il tenait, et le délai montait d'année en année.

Les chiffres de départ

À relever avant de monter le tableau.

3 100dossiers instruits par an, soit 14,1 par jour ouvré 870dossiers ouverts en même temps 4 hde travail réel par dossier 54 €l'heure, coût complet
Ce qu'ils ont fait Aucun recrutement, aucun outil nouveau. Un tableau, des chiffres en haut des colonnes, et dix semaines pour les descendre.
Le déclencheurUn délai de soixante-deux jours ouvrés, près de trois mois, annoncé pour des projets qui démarrent dans un mois.
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Le gesteLe comptage de l'en-cours réel, puis un tableau à cinq colonnes avec une limite écrite sur chacune.
▶
Ce qu'ils ont vu870 dossiers ouverts pour 14 sorties par jour ouvré. Le calcul donnait exactement les 62 jours ouvrés constatés.
▶
La décisionLes limites descendues d'un cran toutes les deux semaines, jusqu'à 280 dossiers ouverts.
1 · LE TABLEAU, ET LE CHIFFRE EN HAUT DE CHAQUE COLONNE La file sans limite + 37 l'attente est ici, et elle se voit Recevabilité 3/6 Instruction 9/12 + 3 Avis externe 8/8 bloqué depuis le 12/03 colonne pleine rien n'entre tant que rien ne sort Décision 2/4 Une place libérée à droite autorise une entrée à gauche. Le signal remonte le flux. Trois choses font qu'un tableau est un kanban : le chiffre en haut de chaque colonne, la règle qui dit ce qu'on prend quand une place se libère, et la date écrite sur chaque carte bloquée. 2 · CE QUI JUSTIFIE LE CHIFFRE La loi de Little, vérifiable sur vos propres relevés. délai = en-cours ÷ débit AVANT 870 ÷ 14,1 = 62 jours ouvrés 870 dossiers ouverts, 14,1 sortis par jour ouvré APRÈS, LIMITES POSÉES 280 ÷ 14,1 = 20 jours dans le tableau 280 dossiers ouverts, le même débit Le débit ne bouge pas au départ : les mêmes personnes, le même travail, le même nombre de dossiers sortis. On agit sur le terme à votre main : le temps dans le tableau suit. Le reste de la file attend devant : les heures libérées la vident.

À gauche le tableau, schéma hors échelle, et le signal qui remonte le flux ; à droite l'arithmétique qui fixe le chiffre et qui se vérifie sur vos propres relevés.

Ce que ça vautUne fourchette, et d'où elle sort

Le débit ne change pas au départ ; les heures libérées servent ensuite à vider la file amont.

Ce qui est libéré 1 560 à 2 215 h / an
hypothèse : 2,8 reprises évitées par dossier à 18 min pièce, dont on récupère 60 à 85 %
En valeur 84 000 à 120 000 € / an heures libérées × 54 € l'heure, coût complet
Ce que ça finance 390 à 550 dossiers de plus à effectif constant, à 4 h de travail réel par dossier
Le ratio qui change 62 → 20 jours ouvrés dans le tableau, de l'admission à la décision ; depuis le dépôt, il baisse quand la file amont se vide

Les dossiers en attente n'ont pas disparu, ils attendent devant au lieu de dedans. Ce qui est gagné est le temps repris à chaque reprise, et un délai qu'on peut enfin annoncer.