Série Flowlysis · Outils & principes · Fiche N° O-14

ALLER VOIR SUR PLACE

Deux heures au même endroit, à noter ce qui se passe et rien d'autre. On revient avec des heures et des durées, et les opinions restent en salle de réunion.

Aussi appelégemba, genchi genbutsu, les trois réels, le cercle de craie (cercle d'Ohno) Se prépare en30 min, pour choisir le poste et prévenir Se fait en2 h au même endroit, à refaire trois fois à des heures différentes Levier principalCoût D'aprèsJ. Bicheno, The Lean Toolbox for Service Systems, 2008
flowlysis.
Ce que ça rapporte
Impact sur le TTM
Moyen
Impact sur la qualité (FTR)
Moyen
Impact sur l'Opex / Capex
Élevé
Ce que ça coûte
Coût d'implémentation
Faible
Difficulté d'implémentation
Faible
Difficulté de maintien
Élevé
Faible Moyen Élevé N/A (sans objet)
1

Le problème auquel ça s'appliqueEt ce qu'il vous coûte chaque année

Ce que vous voyez déjà
  • Les réunions se tiennent sur des avis, et chacun a le sien.
  • Le tableau de bord est au vert, et les gens du terrain disent que ça ne va pas.
  • Les solutions arrivent d'en haut et ne survivent pas au premier contact avec le poste.
Où part l'argent

Une décision prise sur des opinions se paie deux fois : la mise en place, puis la remise en cause quand le terrain montre qu'elle ne tenait pas.

L'ordre de grandeur, à la louche

Comptez-le sur vos chiffres. Un ordre de grandeur suffit pour décider d'essayer.

Combien de fois / anvolume annuel du poste observé
×
Ce que ça coûte à chaque foistemps unitaire × coût horaire complet
×
Part qu'on évitepart du temps que le relevé montre comme évitable
=
Gain / anà écrire au crayon,
après la première observation
Quand ça ne sert à rien

Ça ne sert à rien si vous y allez pour confirmer une idée sans accepter qu'elle soit fausse. Vous la trouverez. Ni si la trace de l'outil montre déjà le geste lui-même. Quand elle ne donne que des durées, l'œil reste nécessaire pour voir ce qui les remplit.

2

Comment ça marcheLa mécanique, en clair

L'idée en une phrase

On s'installe à un endroit, on y reste deux heures, et on note chaque fait avec son heure et sa durée. Les causes se cherchent après, avec ceux qui tiennent le poste.

Les gestes, dans l'ordre
  1. Choisir un poste et prévenir la personne, en disant ce qu'on note et ce qu'on n'en fera pas.
  2. S'installer à un endroit fixe d'où l'on voit le travail, et y rester.
  3. Noter chaque fait avec son heure et sa durée, sans commenter et sans aider.
  4. Marquer séparément ce qui vous a surpris, pour y revenir plus tard.
  5. Rendre le relevé à la personne observée avant d'en parler à quiconque.
  6. Recommencer trois fois, à des heures différentes, avant de conclure quoi que ce soit.
Ce qu'il faut avoir sous la main

Une feuille, un crayon, une montre. Une chaise à un endroit qui ne gêne pas. Et deux heures sans téléphone.

Le signe que ça a marché

Vous avez noté au moins une chose dont personne ne vous avait parlé en réunion.

3

Les pièges de l'implémentationCe qui fait rater, et ce qu'on fait à la place

Au lancementY aller avec sa conclusion

On cherche ce qu'on pensait trouver, on le trouve, et l'observation n'a rien appris.

Écrire son hypothèse sur un papier plié avant d'entrer, et la relire après.

Au lancementArriver sans prévenir

La personne observée se croit contrôlée, et le poste se met à fonctionner comme jamais.

Dire ce qu'on note, ce qu'on n'en fera pas, et à qui le relevé sera montré.

PendantAider, expliquer, corriger

Vous devenez une partie du poste, et le relevé décrit votre présence.

Rester silencieux deux heures. Les questions se posent à la fin.

PendantNoter des jugements

"Poste mal organisé" ne se vérifie pas et ne se discute pas. Le relevé devient un avis de plus.

Ne noter que des heures, des durées et des objets nommés.

Dans la duréePrendre une visite pour la réalité

Ce que vous avez vu pendant deux heures se produit peut-être parce que vous étiez là.

Y retourner trois fois à des heures différentes, et recouper avec une trace qui ne dépend pas de vous.

4

Un exempleCas type du tertiaire

Le flux

Le plateau du service clients d'un opérateur télécom, soixante positions sur deux équipes.

Ce qui cloche

La durée moyenne d'appel est tenue, et le temps de traitement après appel monte depuis un an.

Ce qu'ils regardaient avant

La durée de l'appel lui-même. Elle était bonne, et elle ne comptait pas ce qui se passait après avoir raccroché.

Les chiffres de départ

À relever avant la première observation.

492 000appels par an 8 min 30par appel, traitement après appel compris 2 min 10de ce temps après avoir raccroché 44 €l'heure, coût complet
Ce qu'ils ont fait Trois observations de deux heures, à trois moments différents, derrière trois conseillers.
Le déclencheurUn temps de traitement après appel qui monte d'un an sur l'autre, sans explication au tableau de bord.
▶
Le gesteUn responsable assis deux heures derrière un poste, trois fois, sans aider ni commenter.
▶
Ce qu'ils ont vuTrois passages d'un écran à l'autre pour une même question, et le temps après appel qui double alors.
▶
La décisionLes trois champs les plus cherchés ramenés dans le premier écran, en six semaines de développement.
1 · LE RELEVÉ D'UNE OBSERVATION DE DEUX HEURES HEURE CE QUI EST OBSERVÉ CE QUI EST NOTÉ 09:04 raccroche, ouvre l'écran contrat 1 min 50 après appel 09:11 même question, client, contrat, historique 3 passages d'écran, 3 min 20 09:19 appel réglé sans second écran 1 min 30 après appel 09:34 cherche une date dans l'historique 2 min 40 après appel 10:05 même question, autre client 3 passages d'écran, 3 min 10 10:22 demande au voisin où trouver un champ 2 personnes, 1 min 10:50 raccroche, recopie un numéro à la main 40 s, quatrième fois ce matin CE QUI N'EST PAS NOTÉ Ce que vous en pensez. Ce qu'il faudrait faire. À qui c'est la faute. Le relevé porte des heures et des durées. Les causes se cherchent après, avec ceux qui tiennent le poste. 2 · LA DISCIPLINE LES TROIS RÉELS aller sur le lieu réel (genba) regarder la chose réelle, le dossier ou l'écran (genbutsu) relever les faits réels, heures et durées (genjitsu) CE QU'ON SE DEMANDE EN REGARDANT Ce formulaire, pourrait-il être pré-rempli ? Pourquoi ce document est-il sous clé, et à l'autre étage ? Le demandeur doit-il attendre en file, ou peut-on l'appeler ? D'où vient cette interruption au milieu du travail ? Ce passage pourrait-il se faire en une seule fois ? Ce qui a failli mal tourner, qu'est-ce qui l'empêcherait ? CE QUE VOTRE PRÉSENCE CHANGE Ce que vous voyez pendant deux heures n'est pas ce qui se passe quand vous n'êtes pas là. On revient trois fois, à des heures différentes, et on recoupe avec une trace.

À gauche ce qu'un relevé contient vraiment, à droite la discipline qui le rend utilisable, et ce que la présence de l'observateur change.

Ce que ça vautUne fourchette, et d'où elle sort

Le nombre d'appels ne change pas. Ce qui change est le temps passé après avoir raccroché, sur les appels qui demandaient un second écran.

Ce qui est libéré 2 860 à 4 160 h / an
hypothèse : 38 % des appels demandent un second écran et ajoutent 1 min 40 ; on en récupère 55 à 80 %
En valeur 126 000 à 183 000 € / an heures libérées × 44 € l'heure, coût complet
Ce que ça finance 20 000 à 29 000 appels de plus absorbables à effectif constant
Le ratio qui change 2 min 10 → 1 min 40 à 1 min 50 de traitement après avoir raccroché

L'observation ne produit aucun gain par elle-même. Elle montre où regarder, et le gain vient du développement qui suit. Ce qui est compté ici suppose ce développement fait.