Série Flowlysis · Outils & principes · Fiche N° O-11

L'A3 DE RAPPORT ET DE DÉCISION

Un format unique pour tous les dossiers : une page, des zones toujours au même endroit, une bande de signatures en bas. Ce qui n'entre pas sur la page ne passe pas en séance.

Aussi appeléA3 report, rapport A3, format A3 Se prépare enune demi-journée pour fixer le gabarit Se met au net en2 h 30 à 3 h 30, tenu pendant l'instruction Levier principalTTM D'aprèsJ. Bicheno, The Lean Toolbox for Service Systems, 2008 Voir aussifiche O-56
flowlysis.
Ce que ça rapporte
Impact sur le TTM
Élevé
Impact sur la qualité (FTR)
Moyen
Impact sur l'Opex / Capex
Moyen
Ce que ça coûte
Coût d'implémentation
Faible
Difficulté d'implémentation
Moyen
Difficulté de maintien
Élevé
Faible Moyen Élevé N/A (sans objet)
1

Le problème auquel ça s'appliqueEt ce qu'il vous coûte chaque année

Ce que vous voyez déjà
  • Les dossiers font dix pages, et la réunion commence par chercher l'information utile.
  • Le même point revient à la séance suivante, sans que rien ait été contesté sur le fond.
  • Six mois plus tard, personne ne retrouve ce qui avait été décidé ni sur quelle base.
Où part l'argent

Le temps d'écriture se paie une fois, le temps de lecture autant de fois qu'il y a de lecteurs. Chaque report fait attendre une séance, un mois si elles sont mensuelles.

L'ordre de grandeur, à la louche

Comptez-le sur vos chiffres. Un ordre de grandeur suffit pour décider d'essayer.

Combien de fois / andossiers instruits et présentés dans l'année
×
Ce que ça coûte à chaque foisheures d'écriture + heures de lecture × nombre de lecteurs
×
Part qu'on évitepart de ce temps que la page unique supprime
=
Gain / anà écrire au crayon,
avant de fixer le gabarit
Quand ça ne sert à rien

Longueur imposée de l'extérieur (régulateur, contrat) ? Le gain d'écriture disparaît, la page reste le support de séance. Un seul lecteur ? Reste la discipline de l'auteur.

2

Comment ça marcheLa mécanique, en clair

L'idée en une phrase

Une page, des zones toujours au même endroit. Le lecteur sait où regarder avant d'avoir lu, et l'auteur ne peut écrire que ce qui tient dans la case.

Les gestes, dans l'ordre
  1. Fixer la géographie de la page une fois pour toutes, et la même pour tout le monde.
  2. Mettre à gauche la situation, la cible et les causes, à droite ce qu'on fera et comment on le vérifiera.
  3. Porter en haut à droite l'auteur, la date et le numéro de version.
  4. Écrire à une taille lisible debout, à un mètre de la page.
  5. Réserver une bande en bas pour ceux qui lisent : leur nom, leur date, leurs annotations.
  6. Archiver la page telle quelle, une par sujet et par version.
Ce qu'il faut avoir sous la main

Un gabarit vide imprimé en A3. Et l'accord de la direction pour que ce format devienne le support accepté en séance, faute de quoi la page vient s'ajouter au rapport.

Le signe que ça a marché

Quelqu'un arrive en séance avec la page déjà annotée à la main.

3

Les pièges de l'implémentationCe qui fait rater, et ce qu'on fait à la place

Au lancementRéduire le corps pour tout faire entrer

La page devient illisible, et chacun finit par la relire seul sur son écran.

Garder la taille lisible, et couper le contenu jusqu'à ce qu'il entre.

Au lancementUn gabarit par service

Le lecteur réapprend où regarder à chaque dossier, et l'avantage disparaît.

Un seul gabarit, et les exceptions traitées comme telles.

PendantFabriquer la page après coup

Elle devient un compte rendu, et la réflexion s'est faite ailleurs, sans trace.

Ouvrir la page au début du travail, et la remplir au crayon pendant.

PendantLa transformer en présentation

Le contenu se répartit sur douze diapositives, et la contrainte de place ne joue plus.

Projeter la page telle quelle, ou la distribuer imprimée.

Dans la duréeUne bande de signatures qui reste vide

Personne n'a lu avant la séance, et la séance sert à lire.

Faire de la bande signée la condition d'inscription à l'ordre du jour.

4

Un exempleCas type du tertiaire

L'objet

L'instruction des demandes d'investissement dans un groupe de services, jusqu'au passage en séance mensuelle.

Ce qui cloche

Près de quatre dossiers sur dix repartent pour la séance suivante, et le fond n'est presque jamais en cause.

Ce qu'ils regardaient avant

Le nombre de dossiers instruits par trimestre. Il augmentait, et le délai entre la demande et l'arbitrage aussi.

Les chiffres de départ

À relever avant de fixer le gabarit.

140demandes instruites dans l'année 6 hde rédaction par dossier, 11 pages en moyenne 20 minde lecture par membre, et 8 membres 38 %reportées d'au moins une séance 74 €l'heure, coût complet
Ce qu'ils ont fait Aucun changement dans les critères d'arbitrage. Un gabarit unique, et une bande de signatures.
Le déclencheurUn investissement reporté trois séances de suite, alors que personne ne le contestait sur le fond.
▶
Le gesteUn gabarit A3 unique imposé à toute demande, avec la bande de signatures à remplir avant la séance.
▶
Ce qu'ils ont vuLa lecture est passée sous les dix minutes, et les questions portaient sur la date de vérification.
▶
La décisionLa page devient le seul support accepté en séance ; le dossier long n'est plus rédigé d'office, seulement sur demande.
1 · LA GÉOGRAPHIE DE LA PAGE 2 · CE QUE CHAQUE ZONE IMPOSE 3 · LA MÊME PAGE, QUATRE USAGES Le problème ou le sujet, en une phrase auteur · date · version COMPRENDRE AGIR ET VÉRIFIER Le contexte L'état actuel carte, croquis, relevé de chiffres L'état visé L'analyse cinq pourquoi ou arête de poisson, les causes probables entourées Les contremesures un verbe et un complément Le plan quoi · qui · quand Les coûts et les bénéfices La vérification : quoi, et quand Les suites à donner Les signatures de ceux qui ont lu, avec leurs annotations Le problème une phrase, un chiffre, une période Le contexte deux phrases au plus, et l'histoire s'arrête là L'état actuel dessiné plutôt que rédigé Les contremesures un verbe, un complément, qui les tient et pour quand Les coûts et les bénéfices une somme et une échéance, plus ce qui ne se chiffre pas La vérification ce qu'on devra constater, et la date où l'on ira voir La taille d'écriture lisible debout, à un mètre de la page « Je n'ai fait celle-ci plus longue que parce que je n'ai pas eu le loisir de la faire plus courte. » B. Pascal, Les Provinciales, lettre XVI, 1656 Résoudre un problème le seul usage détaillé dans la source · fiche O-10 Obtenir un arbitrage les options et leur coût prennent la place de l'analyse Planifier les jalons, les responsables et les dates Rendre compte l'écart entre ce qui était prévu et ce qui s'est passé Bicheno en nomme quatre et n'en décrit qu'un. Notre choix : la même ossature, d'autres cases. Chez Toyota, chaque type d'A3 a sa propre trame. Un sujet par page, une version par page.

La page, les règles qui la rendent lisible, et quatre usages sur la même ossature. La coupe verticale sépare la compréhension (situation, cible, causes) de l'action et de sa vérification.

Ce que ça vautUne fourchette, et d'où elle sort

Le nombre de dossiers ne change pas. Ce qui change est le temps qu'ils prennent à écrire et à lire, et la part qui repart pour un tour.

Ce qui est libéré 550 à 750 h / an
hypothèse : lecture de 20 à 6 ou 9 min par membre, rédaction de 6 h à 2 h 30 ou 3 h 30 (fragile ; sans elle : 200 à 260 h)
En valeur 41 000 à 55 000 € / an heures libérées × 74 € l'heure, coût complet
Ce que ça finance 28 à 36 arbitrages au premier passage soit un mois gagné sur chacun d'eux
Le ratio qui change 38 % → 12 à 18 % de reports dossiers renvoyés à la séance suivante

La qualité des arbitrages n'est pas chiffrée ici. Ce qui est compté est le temps d'écriture et de lecture, et le mois que le report coûtait.